Делегирование: как собственнику отдать задачи и сохранить контроль

Я начинал как специалист-одиночка и сам вел клиентские проекты. Иногда просил друга помочь с дизайном, но пригласить помощника в команду долго не решался. Думал: “Лучше меня мою работу никто не сделает”.

Команда

01Что передать сотруднику вместе с задачей

Поручение “займись рекламой” оставляет слишком много вопросов. Сотруднику нужно знать, какой товар или услугу продвигать, сколько денег можно потратить и как вы будете оценивать работу. Обсудите, что он может менять самостоятельно и для чего потребуется ваше согласие. Например, если бюджет уже утвержден, заранее решите, как согласовывать дополнительные расходы.

При делегировании обсудите с сотрудником:

• зачем задача нужна клиенту или бизнесу;
• что должно быть готово и к какому сроку;
• как вы проверите, что работа сделана правильно;
• к каким файлам и рабочим программам нужен доступ, кто его предоставит;
• что сотрудник может решить сам и с чем должен обратиться к вам;
• на каком этапе он покажет промежуточную работу.

02Как делегирование освободило мое время

До первого найма я работал по 12 часов, без выходных, и год не был в отпуске. На развитие бизнеса времени уже не хватало. Помощник пришел в команду в мае 2022 года и освободил 70% моего личного времени. Позже команда выросла до 15 человек, а я передал настройку рекламных кампаний и сосредоточился на развитии направлений агентства и организации работы команды.

03Какие задачи передавать первыми

Посмотрите, чем вы занимались в течение обычной рабочей недели. Для первого поручения выберите повторяющуюся работу, которую можете подробно объяснить и проверить. Так будет проще понять, сколько помощи нужно сотруднику и что уточнить перед следующей задачей.

При выборе полезно разделить работу на группы:

• Задачи, которые регулярно выполняют по одной инструкции. Их удобно передать первыми.
• Задачи, для которых нужны специальные знания. Для них ищите человека с соответствующим опытом.
• Решения, в которых ошибка дорого обойдется бизнесу. Заранее определите, что сотрудник обязан согласовать с вами.
• Стратегия, ключевые переговоры и выбор направления бизнеса. Их собственник сохраняет за собой, пока не готов передать направление руководителю целиком.

Начните с одной задачи и посмотрите, как сотрудник с ней справится. Если передать сразу много работы, ему придется одновременно разбираться в поручениях и выбирать, за что браться первым. Уточнив порядок на первой задаче, вы сможете использовать его и для следующих.

04Как объяснить задачу и записать договоренности

Сохраните поручение в программе для ведения задач или в сообщении, которое легко найти. Запишите, что нужно сделать, какие материалы использовать и когда показать работу. Сотрудник сможет вернуться к этим условиям, если что-то забудет; вам будет проще проверить, выполнены ли они.

Цель: зачем эта работа нужна бизнесу или клиенту.
Задача: что нужно сделать и к какому сроку.
Проверка: по каким признакам работу можно принять.
Материалы: какие файлы и данные использовать, где их найти.
Доступ: в какие рабочие программы нужно войти и кто поможет.
Согласование: какие действия заранее обсудить с руководителем.
Промежуточная работа: что показать руководителю и когда.

Попросите сотрудника пересказать, как он понял поручение. Если вы ждете разного, уточните задачу до начала работы. Объясните и ее цель: зная, зачем это нужно клиенту, человек сможет предложить другой способ выполнения, когда прежняя инструкция перестанет подходить.

05Как выбрать исполнителя

После удачного первого найма я несколько раз брал подрядчиков по рекомендации и соглашался работать без тестового задания. Потом клиенты жаловались на их работу или специалисты пропадали. Короткое тестовое позволяет проверить кандидата до того, как вы поручите ему клиентский проект.

Для тестового выберите небольшую часть будущей работы. Автору можно предложить написать фрагмент текста по брифу, аналитику – разобрать набор данных и объяснить выводы. Для менеджера подойдет задача, где нужно составить план действий и написать сообщение клиенту. По такой работе будет видно, умеет ли кандидат делать то, для чего вы его нанимаете.

Кроме самой работы, оцените, как человек общался с вами. Уточнял ли непонятные условия, соблюдал ли срок, предупреждал ли о трудностях? Обсудите замечания и посмотрите, понял ли он их и смог ли исправить работу.

06Как контролировать без микроменеджмента

Промежуточная проверка нужна на том этапе, когда ошибку еще можно исправить до сдачи. Для новой задачи или неопытного сотрудника проверок может понадобиться больше. Когда человек освоит работу, пересмотрите их частоту с учетом того, насколько дорого обойдется ошибка.

До начала работы договоритесь:

• что именно сотрудник покажет на проверке;
• с чем вы будете сравнивать сделанное: с заданием, образцом или согласованными показателями;
• где он сохранит текущую версию работы;
• о каких трудностях сообщит сразу, например о недостающих данных или риске сорвать срок.

Сверяйте работу с теми требованиями, которые записали в поручении. Если после сдачи вы добавите новые условия, сотруднику будет трудно понять, когда задачу можно считать законченной. Дополнительные пожелания стоит обсудить отдельно и включить в следующее поручение.

Для рекламы заранее определите, какие обращения нужны бизнесу и как учитывать продажи по ним. На проверке сопоставьте расходы на маркетинг с валовой прибылью от оплаченных заказов и посчитайте ROMI. По этим данным вы увидите, окупается ли реклама, и сможете обсудить с сотрудником конкретные изменения.

07Что делать, если сотрудник не справился

Разберите, где работа разошлась с поручением. Покажите сотруднику конкретное замечание и спросите, что помешало сделать задачу так, как вы договаривались. Перед тем как снова выполнить все самому, проверьте:

• одинаково ли вы понимали, что должно быть готово;
• были ли у сотрудника нужные файлы, данные и доступ к рабочим программам;
• хватало ли ему знаний и опыта для этой задачи;
• увидели ли вы ошибку на промежуточной проверке;
• сообщил ли сотрудник о трудностях, когда они появились.

Если причина в неясном поручении, уточните его и попросите исправить работу. Если человеку не хватает навыков, решите, готовы ли вы помочь ему освоить задачу или нужен другой специалист. Повторяющиеся ошибки после объяснений и исправлений – повод пересмотреть выбор исполнителя.